1. Mail to Print „SoP“-Zertifizierung

1. Mail to Print „SoP“-Zertifizierung

DATEN_PARTNER in Erkrath zeigt vollständige Transparenz bei Druck und Versand durch Anbindung des „SoP“ der Mail to Print

Der Erfolg der Briefkommunikation als Regelkommunikation (z.B. Rechnungen und Mahnungen) oder in Form einer Print-Direktmarketing-Kampagne hängt von vielen Faktoren ab. Abgesehen von der kreativen Idee sind vor allem die fristgerechte Fertigung, die pünktliche Aussendung und Zustellung sowie eine effiziente Nachbereitung von entscheidender Bedeutung. Im Rahmen des gesamten Druckfertigungsprozesses, des Versand- und Zustellprozesses einschließlich der Rückläuferbearbeitung, bietet das Ratinger Unternehmen Mail to Print mit dem „Service online Portal“ (SoP) am Markt einen bislang einzigartigen Dienst an, bei dem der Gesamtprozess von der Druckfertigung bis zur Zustellung von Briefsendungen durch einen neutralen Partner überwacht und transparent aufgezeigt wird.

„Es geht darum, nachgelagerte Aktivitäten, z.B. die Besetzung eines Call-Centers, so exakt wie möglich an die tatsächliche Briefzustellung anzupassen“, erklärt Mail to Print-Geschäftsführer Rolf-Dieter van Alst den Kern seiner innovativen Branchenlösung. Konkret geht es um präzise Antworten auf folgende Fragen:

? Was wird wann verschickt?
„Unternehmen wissen recht genau, wann ihre nächste Mail-Kampagne oder der
nächste Rechnungs- oder Mahnlauf anstehen“, weiß van Alst. Aber, was sie nicht
immer so genau wissen:
? Was wird wann konkret gedruckt und ausgesendet?
Und vor allem:
? Was wird wann zugestellt?
Nur wer dies auf den Tag genau bestimmen kann, verfügt über die Möglichkeit,
auch nachgelagerte Prozess exakt zu planen oder bei etwaigen Problemen im
Druck- und Versandprozess präventiv einzugreifen.

All diese Fragen sind keineswegs trivial, denn die Produktionskette der Briefe und Direct Mailings sperrt sich oft gegen wünschenswerte Effizienz und Transparenz. „Nehmen wir einmal an, der tatsächliche Versand eines Direct Mailings, also die Auflieferung der Briefe bei einem Zustellunternehmen, ist fest terminiert am Tag x. Für den Versender bedeutet dies vor allen eines: Er kann sich nicht unbedingt sicher sein, dass sein Mailing am Tag x auch komplett produziert worden ist, taggleich noch in den Versand geht und am Tag x plus y beim Empfänger ist, denn wenn es Probleme während der Druckfertigung oder beim Versand gegeben hat, lassen die beteiligten Dienstleistungspartner einen Versender darüber oft in Unkenntnis“, weiß Rolf-Dieter van Alst.

Das Unternehmen DATEN_PARTNER in Erkrath, als Druckspezialist im Transaktions- und Mailingdruckbereich , mit zum Teil mehr als 5 Mio. Druckseiten täglich, stellt seien Kunden gemeinsam mit Mail to Print eine Leitung zu Verfügung, bei der der Kunde jederzeit weiß, in welcher Prozess- und Produktionsphase sich seine Druckaufträge befinden. Axel Both, Geschäftsführer und Inhaber von DATEN_PARTNER, sagt: „Ehrlichkeit, vollständige Transparenz und proaktives Handeln bestimmen den Erfolg in unserer Branche, denn der Kunde muss wissen, wenn es Verzögerungen gibt und welchen Einfluss dies auf nachgelagerte Prozesse hat“.
„Durch die Anbindung an das „SOP“ der Ratinger Brieflogistik- und IT-Spezialisten von Mail to Print und damit Überwachung durch einen neutralen Partner, zeige ich unseren Kunden tagesgenau und online an genau definierten Prozessstellen auf, wie weit die Druckfertigung ihrer Brief und Mailing-Sendungen erfolgt ist und was tatsächlich versendet wurde“, ergänzt Axel Both weiter. Die Information kann direkt vom Versender eingesehen werden.

Zertifizierung der angeschlossenen Dienstleistungspartner soll den hohen Qualitätsstandard sicherstellen

„Alle an das SoP angeschlossene Dienstleistungspartner werden permanent durch Mail to Print auditiert und die Qualitätssicherung und Prozesstransparenz wird durch Mail to Print zertifiziert.“ erklärt Rolf-Dieter van Alst. „Als erstes Unternehmen im Zertifizierungsprozess befindet sich DATEN_PARTNER in Erkrath. Auf Grund der Kundenstruktur aus dem Telekommunikationsbereich und dem Energieversorgungssektor ist dies ein Partner, der täglich mit komplexen und umfangreichen Lösungen sowie mit großen Sendungsvolumina seine Leistungsfähigkeit unter Beweis stellt – also genau der richtige Partner, der somit auch die Leitungsfähigkeit und den Kundennutzen für unser SoP abbilden kann,“ erklärt van Alst weiter.

In einem ersten Schritt werden die Rohdaten des Kunden, bzw. Brief- oder Mailing-Versenders, durch ein „Alternatives Porto Modul“ (APM) mit zusätzlichen Daten angereichert. In diesem APM sind postleitzahlengenau Zuordnungsdaten aller am Markt operierenden Briefzustellunternehmen gelistet. Der Zustellauftrag wird auf Kundenwunsch dem jeweiligen Zustellpartner zugeordnet, womit für den Versender die Möglichkeit besteht, eine „Mehrlieferantenstrategie“ zu wählen. In einem weiteren Schritt werden die Briefe mit einer Datamatrix versehen – der Brief wird quasi mit Intelligenz aufgefüllt. Eine Produktionssollliste für den Druckdienstleister wird bei der Druckfertigung permanent mit den tatsächlich produzierten Briefsendungen abgeglichen; die vollständige Fertigung wird im SoP dokumentiert.

Die gedruckten Briefsendungen werden in belabelte Postboxen sortiert, die nach einem weiteren Soll-Ist-Abgleich an die unterschiedlichen Zustellpartner (Deutsche Post oder alternative Zustelldienstleister) übergeben werden, was ebenfalls mit Datum und Uhrzeit im SoP dokumentiert wird. Sendungen, die von einem Zustellpartner nicht am nächsten Tag zugestellt werden können, werden tagesgenau, mit Ausnahme der Deutschen Post, im SoP reportet. Unzustellbare Briefsendungen werden nach Redressgründen überprüft und die Unzustellbarkeit einer Sendung wird mit der Angabe des Redressgrundes unverzüglich in das SoP übertragen. Alle Angaben über nicht zustellbare Sendungen sind transparent und werden dem Versender direkt zur Verfügung gestellt, so dass er immer ganz exakt weiß, warum eine Sendung nicht termingerecht zugestellt werden konnte.

„Wir wissen immer sehr genau, wann welche Briefsendungen in den Versand gingen und ob tatsächlich auch alles vom Druckdienstleister produziert wurde“, verdeutlicht Rolf-Dieter van Alst. “Dieses Wissen bilden wir für unsere Kunden, zum Beispiel Telekommunikationsnehmen, innerhalb des Service online Portals ab – genauso wie die Perfomancedaten der Briefzustellunternehmen. Mit den Tools Online Produktion, Online Recherche, Online Redressing, Online Reklamation und Online Performance hat der Kunde die Möglichkeit, tagesaktuell jeden Status des Briefversands einzusehen.“

Performacedaten in Realtime sichern den Gesamtprozess

Das sei für die Dienstleister nicht immer sehr bequem, für die Versender allerdings ein wahrer Segen. „Unsere Kunden sind mit Hilfe der Mail to Print-Prozess-Steuerung und -Überwachung stets im Bilde und sehr viel besser in der Lage, wenn es erforderlich ist zu reagieren und ihre nachgelagerten Prozesse effektiver zu planen“, so Rolf-Dieter van Alst

Das Service online Portal ist ein Produkt, das individuell an die Anforderungen der Versender angepasst werden kann. „Bei vielen Unternehmen ist es vollständig in die Arbeitsabläufe der Prozessplanung, -steuerung und -überwachung integriert.

Anfang Januar ist die Zertifizierung beim DATEN_PARTNER abgeschlossen.“ SoP ist ein hervorragendes Tool, was sich auch auf das Qualitätsbewusstsein unserer Mitarbeiter auswirkt. Offenheit gegenüber dem Kunden, auch dann, wenn etwas nicht hundertprozentig läuft, ist eines unserer Unternehmensprinzipien. Ich bin mir sicher, dass SoP ein Tool ist, von dem der Kunde deutlich profitiert und es für uns als Druckdienstleister ebenso zu Kundenbindung beiträgt“, so Axel Both.

Hintergrund für Redaktionen:

Das im Juni 2007 gestartete Unternehmen Mail to Print hat sich mit innovativen Briefdienstleistungen am Markt etabliert. Mit durchschnittlich 10 Millionen koordinierten Briefsendungen pro Monat zählt das Unternehmen heute bundesweit zu einem der führenden Anbieter in diesem Segment und ist hinter der Deutschen Post das größte Distributionsunternehmen für aus Datenstrom erzeugte Briefe in Deutschland.

Das Angebot umfasst Dienstleistungen, die sowohl in Eigentätigkeit als auch durch Einschaltung von Partnerunternehmen erbracht werden. Im Kern geht es um die DV-gestützte Erstellung von Briefsendungen. Per Datenleitung gelangen die Kundendaten an Mail to Print. Sie werden aufbereitet und an Druckereien weitergleitet. Dort werden die physischen Sendungen erstellt, kuvertiert, frankiert und schließlich sortiert an einen oder mehrere Briefzustelldienstleister übergeben.

Neben dem Großkundenprodukt BDS (Brief Distribution Solutions) mit den Kernprodukten APM (Alternatives Porto Modul) und SoP (Service online Portal) bietet Mail to Print mit dem Briefonlineportal „BoP“ (www.briefonlineportal.de) auch kleinen und mittelständischen Unternehmen eine Lösung für effizienten und preiswerten Briefversand.

Kontakt:
Mail to Print
Innovative Briefdistribution GmbH
Stadionring 16
40878 Ratingen
Tel.: 02102-55 66 100
Fax: 02102-55 66 199
Mail: info@mailtoprint.de
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