Online-Briefportale im Vergleich: Mail to Print bietet ein besonders vielseitiges Angebot

Online-Briefportale im Vergleich: Mail to Print bietet ein besonders vielseitiges Angebot

Das POSTMASTER-Magazin beschreibt in seiner aktuellen Ausgabe 3/2009 die Online-Briefportale im Detail und bescheinigt Mail to Print ein besonders vielseitiges Angebot: http://postmaster-magazin.de/archiv/19_03_09/online_briefportale.pdf

Mit einem Portfolio IT-gestützter Services hat das Ratinger Unternehmen intelligente Lösungen für den Bedarf von Freiberuflern, kleinen und mittelständigen Unternehmen sowie Großkonzernen entwickelt und damit den Briefdruck und –versand effizienter gemacht.

Sinkende Kosten und steigende Produktivität und Qualität der Prozesse im Postausgangsbereich sind überzeugende Argumente der Mail to Print-Lösungen. Mit durchschnittlich 10 Millionen koordinierten Briefsendungen pro Monat zählt Mail to Print heute bundesweit zu den führenden Anbietern in diesem Segment.

Drei Produkte sind für den Markterfolg der Mail to Print verantwortlich:

Das Briefonlineportal (www.briefonlineportal.de), kurz „BoP“ genannt, bietet sich für jegliche Korrespondenz an: Rechnungen, Mahnungen, kleine Direct Mailings etc. Der Clou dieser Portallösung: Bei der Postabfertigung werden zahlreiche Verarbeitungsschritte eingespart. Kein Ausdrucken, Falzen, Kuvertieren Frankieren und Aufliefern. „Vom PC direkt in den Briefkasten des Empfängers – und zwar so zuverlässig, als ob Sie ihn selbst zum Briefkasten getragen hätten“, betont Geschäftsführer Rolf-Dieter van Alst.

Die Produktbreite reicht vom Standardbrief bis zum Maxibrief, je nach Kundenwunsch wird schwarzweiß oder farbig, ein- der doppelseitig gedruckt oder auch ein Überweisungsträger zugelegt.

Kein Materialeinkauf, kein Formularlager, keine Poststelle (zumindest in kleineren Unternehmen), kein eigenes Druckcenter, keine Schlusszeiten für die Postübergabe: „Es gibt viele gute Gründe, unser Portal zu nutzen“, meint Rolf-Dieter van Alst „Mehr Produktivität durch die Konzentration auf das Tagesgeschäft und der verbesserte Einsatz der Mitarbeiter für höherwertigere Tätigkeiten, spielen neben der Kostenreduktion sicherlich eine wichtige Rolle bei der Nutzung.“
Und es gibt zudem keine Vertragsbindung, keine Registrierungskosten, keine Mindest- oder Höchstmengen. Egal, ob 1 Brief oder 500 Briefe versandt werden: Der Kunde bezahlt nur die Briefe, die er als Druck- und Versandauftrag übermittelt.
Zur Abrechnung innerhalb eines Unternehmens können über die „BoP-Software“ sogar für verschiedene Personen, bzw. Abteilungen oder Niederlassungen, Kostenstellen eingerichtet werden

Überzeugt haben auch die Sicherheitskonzepte. Egal, welche Art von Briefen auch versendet wird: Das Kriterium der Vertraulichkeit und Sicherheit steht immer im Vordergrund. Alle dem Briefonlineportal übermittelten Daten werden verschlüsselt über zertifikatsgesicherte Datenwege übertragen. Eine SSL-Datenleitung mit 128 Bit Verschlüsselung ist der Sicherheitsstandard, der auch bei der Übermittlung von Daten unter Banken zur Anwendung kommt.

Als zusätzlichen Service bietet Mail to Print dem Kunden den Download kostenloser Geschäftsvorlagen an: In Briefvorlagen, Angebotsvorlage, Bestellvorlage, Rechnungsvorlage und Mahnungsvorlage können die persönlichen Kontakt- und Geschäftsdaten bequem in Kopf- und Fußzeile eingefügt werden. Ebenso das entsprechende Firmenlogo. Auf Wunsch übernimmt Mail to Print sogar die Erstellung der individuellen elektronischen Geschäftsvorlagen gegen eine geringe Aufwandpauschale.

Kundenspezifische Lösungen für Großversender unter dem Produktnamen BDS (Brief Distribution Solutions) bilden ein weiteres Kernsegment in der Mail to Print-Produkt-palette. Bei BDS geht es um große Sendungsmengen, speziell um aus Datenstrom erzeugte Briefsendungen.
Voraussetzung für die zu erbringenden Leistungen ist lediglich die Anpassung des kundenspezifischen Datenstroms an die Mail to Print-Anforderungen. Durch die Verwendung des APM (Alternatives Porto Modul), wird die Anbindung an alle alternativen Briefdienste in Deutschland und natürlich auch an die Deutsche Post AG sichergestellt.

Mail to Print bereitet die Daten so auf, dass für den Kunden die Option einer Mehrlieferantenstrategie besteht. Der Kunde bestimmt, durch wen seine Brief gedruckt und durch wen die Sendungen zugestellt werden. Der Gesamtprozess Druck, Versand und Zustellung wird durch Mail to Print koordiniert und gesteuert. Durch das Anreichern der Adressdaten mit sogenannten Trackinginformationen besteht die Möglichkeit, den Brief im Zustellprozess zu verfolgen und bei einer Nichtzustellbarkeit dem Absender auf elektronischem Weg die Redressgründe mitzuteilen.

Einmalig in der Branche ist das durch Mail to Print entwickelte Produkt SoP (Service-Online-Portal). SoP ist ein Online-Informationssystem zur Steuerung und Überwachung der gesamten Leistungsprozesskette von der Planung über die Druckdienstleistung bis zur Zustellung. Hierbei kann die Qualitätsperformance sowohl der Druck- als auch Zustelldienstleister jederzeit in „Realtime“ eingesehen werden. Es bietet Großkunden die direkte Anbindung in eigene betriebliche Abläufe. Mit den Tools Online Recherche, Online Redressing, Online Reklamation und Online Performance hat der Kunde die Möglichkeit, tagesaktuell jeden Status des Briefversands einzusehen.

„Wir wissen immer sehr genau, wann ein Brief in die Zustellung gelangte bzw., was wichtiger ist, warum er nicht zugestellt werden konnte“, verdeutlicht Rolf-Dieter van Alst. “Dieses Wissen bilden wir für unsere Kunden, zum Beispiel Telekommunikationsunternehmen, innerhalb des Service online Portals ab – genauso wie die Perfomancedaten der Briefzustellunternehmen.“
„Unsere Entwicklungen gehen ständig weiter,“ ergänzt Rolf-Dieter van Alst. „Aktuell in der Entwicklung ist ein Call-Center-Tool, um dem Kunden eine optimale personelle Steuerung des Call-Centers in Verbindung mit der Briefkommunikation an die Hand zu geben.“

Zusammenfassung:
Mail to Print Innovative Briefdistribution GmbH wurde im Juni 2007 als „Start-Up-Unternehmen“ in Ratingen gegründet. Nicht als klassisches Briefverteil-Unternehmen, sondern als Anbieter einer neutralen, konzernunabhängigen Plattform für DV-gestützte Postmehrwertdienste mit innovativem Charakter, hat Mail to Print im liberalisierten Briefmarkt in Deutschland eine Position besetzt. Das Angebot umfasst Dienstleistungen, die sowohl in Eigentätigkeit als auch durch Einschaltung von Partnerunternehmen erbracht werden.

Im Kern geht es um die DV-gestützte Erstellung von Briefsendungen. Per Datenleitung gelangen die Kundendaten an Mail to Print. Sie werden aufbereitet und an Druckereien weitergleitet. Dort werden die physischen Sendungen erstellt, kuvertiert, frankiert und schließlich sortiert an einen oder mehrere Briefzustelldienstleister übergeben.

Mit durchschnittlich 10 Millionen koordinierten Briefsendungen pro Monat zählt Mail to Print heute bundesweit zu einem der führenden Anbieter in diesem Segment. Mit dem Produktbereich BDS (Brief Distribution Solution) bietet Mail to Print eine Lösung die sich speziell an Großkunden mit hohem Postaufkommen richtet. Führende Telekommunikations-Unternehmen oder Internetportalanbieter wissen diesen Service bereits zu nutzen. Einmalig ist auch das Service-Online-Portal (SOP). Es bietet Großkunden die direkte Anbindung in eigene betriebliche Abläufe.

Das Briefonlineportal (BoP) ist die Produktlinie für den breiten Markt.

Kontakt:
Mail to Print
Innovative Briefdistribution GmbH
Stadionring 16
40878 Ratingen
Tel.: 02102-55 66 100
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