IT Controlling ohne System-Grenzen

IT Controlling ohne System-Grenzen

Priorität für Partnerschaft in IT-Projekten

Bissendorf / Frankfurt a.M. Die VTB Bank (Deutschland) AG ? vormals Ost-West-Handelsbank AG ? steht Unternehmen und Banken als kompetenter und zuverlässiger Partner bei der Abwicklung von Geschäften in Russland und den anderen Staaten der GUS beratend zur Seite. Seit mehr als 35 Jahren am Markt, gehört sie zu den führenden Finanzinstituten in der Beratung und Abwicklung von deutsch-russischen Handelsbeziehungen. Die Frankfurter Bank verfügt heute über ein kontinuierlich gewachsenes Netz von mehr als 450 Korrespondenzbanken allein in Russland und der GUS, welches die Zahlungen selbst in entfernte Gebiete der GUS ermöglicht.

Aber auch intern gilt es, Schnittstellenproblematiken zu lösen ? gerade in der Informations-Technologie, von der der reibungslose Ablauf aller Geschäfts¬prozesse direkt abhängt. Ein Schlüsselwort heißt hier Planbarkeit. Aktuelle und künftige Anforderungen an die IT müssen im Detail bekannt sein, um in Ausstattung und Performance jederzeit einen optimalen Service bieten zu können.

Dieses dauerhaft zu gewährleisten, mehr Transparenz über die IT-Leistungen und -Kosten zu gewinnen sowie mittelfristige Planungen zu erleichtern, lauteten die Vorgaben eines Projekts, in dem die IT-Controlling-Plattform Netinsight von Nicetec das Herzstück bildet. Denn aufgrund der wachsenden Komplexität gestalteten sich Aufnahme, Kontrolle und Analyse der IT-Kosten mit den vorhandenen Ressourcen immer schwieriger. Für die Erfassung und Kategorisierung war vormals bei der VTB Bank eine eigens entwickelte Budget-Datenbank im Einsatz. Besondere Probleme bereiteten dabei das Vertragsmanagement sowie die manuelle Pflege und Verarbeitung der Daten, beispielsweise um Reports zu erstellen.

?Erforderlich wurde deshalb die Integration einer Business Intelligence-Lösung, die den Planungs- und Budgetierungsprozess für alle IT-Services nachvollziehbar unterstützt?, erklärt Heiko Unverzagt, Leiter Information Technology bei der VTB Bank. Wichtige Auswahlkriterien für ein neues IT-Controlling-System waren neben den Kosten und der funktionalen Abdeckung aller relevanten Anforderungen auch die einfache Bedienung.

Automatisierte Rechnungserstellung aus den Verträgen

Im Jahr 2006 fand die VTB Bank im Anbieter Nicetec aus Bissendorf den passenden Partner für die Bereitstellung und Implementation eines Systems, das hier im Wesentlichen folgende Aufgaben erfüllt: Zuordnung der Kostenarten, Rechnungsbearbeitung, jährliche Budgetierung und Mittelfrist-Planung, Berichtswesen sowie Vertragswesen. Unverzagt: ?Ein besonderer Pluspunkt von Netinsight ist für uns, dass über die Pflege der Verträge auch die Erstellung von Rechnungen und Planungen erheblich vereinfacht wurde.?

Dabei ist Netinsight über einfache Schnittstellen mit dem Business-Intelligence-Tool ?Oracle Discoverer? verbunden, wo die IT-Abteilung der VTB Bank ihre Reports selbstständig erstellen kann. Bei der Integration der Systeme mit Netinsight sind spezielle Anforderungen der VTB-IT-Abteilung eingeflossen. Der IT-Manager ergänzt zur Aufgabenstellung: ?Im ersten Schritt haben wir mit dem Kunden zusammen ein neues IT-Kostenartenschema definiert, in dem alle IT-Kosten entsprechend zugeordnet wurden ? Wartungs-, Investitions-, Infrastruktur-, Kommunikations-, Verbrauchs- sowie Projektkosten nach Software, Hardware und externen Dienstleistungen aufgegliedert. Alle IT-Produkte wurden mit einem definierten Kostenartenkennzeichen versehen, wodurch im nächsten Schritt eine detaillierte Kostenartenanalyse möglich war.?

Enge Kooperation ist bei allen Schritten der Einführung einer neuen Plattform für Ralf Meyer, Geschäftsführer von Nicetec, selbstverständlich: ?Wir legen großen Wert darauf, IT-Projekte mit unseren Kunden zusammen weiter zu entwickeln.?

Heiko Unverzagt lobt die hohe Flexibilität des Herstellers und Dienstleisters Nicetec, der mit kurzen Wegen und schnellen Reaktionszeiten dafür sorgte, dass auftretende Probleme umgehend behoben wurden: ?Entsprechend wenig Zeit erforderte die Einführungsphase insgesamt, und der Live-Betrieb war mit voller Funktionalität praktisch immer gewährleistet. Von anderen Lieferanten sind wir das so nicht gewohnt.?

Aktiver Part des Kunden bei der Implementation

Neben der erhöhten Transparenz über die IT-Leistungen und -Kosten besteht ein besonderer Vorteil in der verbesserten Planbarkeit, die zuvor in diesem Maß nicht gegeben war. Die nun deutlich vereinfachte automatisierte Erstellung von Rechnungen aus den Vertragsdaten heraus bringt einen erheblichen Effizienzgewinn. Weil die Daten nicht mehr manuell eingepflegt werden müssen, spart die IT-Abteilung nicht nur Zeit und Manpower, sondern erreicht auch eine wesentlich höhere Datenqualität, zumal mögliche Fehlerquellen damit weitestgehend eliminiert wurden.

Alle Verbesserungsvorschläge und zusätzlichen Anforderungen der VTB Bank wurden von Nicetec umgehend in den Updates umgesetzt. ?Dass wir als Kunde bei der Implementation einen aktiven Part übernehmen konnten, war uns sehr wichtig. So haben wir das Projekt mit Nicetec gemeinsam weiterentwickelt und optimiert?, blickt Unverzagt zurück.

Weitere Funktionalitäten, über die Netinsight bereits verfügt, sollen demnächst ebenfalls Anwendung finden. Zurzeit setzt der IT-Manager mit seiner Abteilung interne Prozesse neu auf, um auch die Kostenstellenrechnung künftig via Netinsight zu realisieren. Mit guter Vorbereitung, ist er sich sicher, überwindet auch diese System-Integration spielend alle Grenzen.

Weitere Infos:
www.vtb.de
www.nicetec.de365562