Innovationen des liberalisierten Briefmarkts nutzen: Mail to Print überzeugt mit innovativen…

Innovationen des liberalisierten Briefmarkts nutzen: Mail to Print überzeugt mit innovativen Mehrwertdiensten am Markt

Ratingen, im Juli 2008. Mit Hilfe innovativer Produkte und neuer IT-Services optimiert das Ratinger Unternehmen Mail to Print den umfangreichen Briefversand eines der größten TELKO-Unternehmen (Telekommunikationsunternehmen) in Deutschland. Im Ergebnis verfügt das Unternehmen über mehr Transparenz in der Supply Chain der Briefproduktion und -zustellung sowie über erhebliche Kosten- und Qualitätsvorteile.

Das TELKO-Unternehmen zählt in Deutschland mit zu den größten Unternehmen mit einem extrem hohen riefkommunikationsaufkommen und setzt bei der Brieferstellung und Distribution konsequent auf ganzheitliche Lösungen mit innovativem Charakter. Schon sehr früh erkannte das TELKO-Unternehmen die Vorteile der alternativen Postdienstleister und machte sich deren Leistungsangebote zur Optimierung des Briefversands zu Nutze. Im Rahmen dieser Tätigkeit konnten auch die Ratinger Brief- und Logistikexperten eine Reihe von Effizienzsteigerungspotenzialen identifizieren und durch eine gezielte Steuerung der Brief-Supply-Chain in optimierte Lösungen umsetzen.

In Verbindung mit Mail to Print ist das TELKO-Unternehmen in der Lage, eine Mehrlieferantenstrategie in Sachen Briefversand zu nutzen. Das Unternehmen nutzt heute gleichzeitig die Mehrwertdienste verschiedener alternativer Briefzustelldienste, ergänzend dazu auch die Deutsche Post AG. Insgesamt hat sich die Qualität des Gesamtprozesses von der Brieffertigung über die Zustellung bis hin zum anschließenden Redressing dadurch deutlich verbessert.

Möglich wurde dies durch das Mail to Print-Produkt BDS (Brief Distribution Solutions, das den Kern der Mail to Print Produktpalette bildet) in Verbindung mit dem Produkt SoP (Service online Portal). Bei BDS geht es um große Sendungsmengen, speziell um aus Datenstrom erzeugte Briefsendungen. „Voraussetzung für die zu erbringenden Leistungen ist die Anpassung des kundenspezifischen Datenstroms an unsere IT-Systeme“, erklärt Mail to Print-Geschäftsführer Rolf-Dieter van Alst. „Durch die Verwendung des APMs (Alternatives Porto Modul) wird die Anbindung an alle alternativen Briefdienste in Deutschland und natürlich auch an die Deutsche Post sichergestellt.“

Mail to Print bereitet die Daten so auf, dass für den Kunden die Option einer Mehrlieferantenstrategie besteht. Der Gesamtprozess Druck, Versand und Zustellung wird durch Mail to Print gesteuert und überwacht. Durch das Anreichern der Adressdaten mit sogenannten Trackinginformationen besteht die Möglichkeit, den Brief im Zustellprozess zu verfolgen und bei einer Nichtzustellbarkeit dem Absender auf elektronischem Weg die Redressgründe mitzuteilen.

Intelligentes Branchentool
„SoP“ (Service-online-Portal)

Zukunftweisend in der Branche ist das durch Mail to Print entwickelte Produkt SoP (Service-Online-Portal). SoP ist ein Online-Informationssystem zur Steuerung und Überwachung der gesamten Leistungsprozesskette (von der Planung über die Druckdienstleistung bis zur Zustellung) sowie aller Abläufe im gesamten Redressingprozess (Redressen = unzustellbare Sendungen).

„Das SoP ist ein Produkt, das individuell an die Anforderungen unserer Kunden angepasst werden kann. Bei dem TELKO-Unternehmen ist es vollständig in die Arbeitsabläufe der Prozessplanung, -steuerung und –überwachung integriert. Jederzeit kann die Leistungs- und Qualitätsperformance sowohl der Druck- als auch Zustelldienstleister in quasi „Realtime“ eingesehen werden“, erklärt Rolf-Dieter van Alst . Es bietet Großkunden die direkte Anbindung in eigene betriebliche Abläufe. Mit den Tools Online Recherche, Online Redressing, Online Reklamation und Online Performance hat der Kunde die Möglichkeit, tagesaktuell jeden Status des Briefversands einzusehen.

„Das birgt enorme Potenziale insbesondere im Bereich eines sehr komplexen Kommunikationsaufkommens, wie es das TELKO-Unternehmen hat, wo Rechnungen, Mahnungen, Kundeninformationsschreiben und Direct Mailingaktionen zeitversetzt und in großen Mengen koordiniert und versendet werden müssen“, verdeutlicht Rolf-Dieter van Alst. „Mit dem SoP sind unsere Kunden in der Lage, den Gesamtprozess transparent in allen Schritten einzusehen.“

So können die notwendigen Personalkapazitäten eines nachgeschalteten Call Centers an Hand des effektiv versandten Briefaufkommens auf den Tag genau kalkuliert werden, was nicht nur zu einer besseren Erreichbarkeit, sondern auch zu einer eindeutigen Kostenreduzierung führt. Customer Service-Mitarbeiter und Call Center-Mitarbeiter können im SoP sofort feststellen, ob ein Redressgrund vorlag oder ob eine Reklamation der Briefsendung in Bearbeitung ist. Weitere Vorteile liegen im zeitnahen und optimalen Adressmanagement, was angesichts Hunderttausender Umzüge jeden Monat nicht unterschätzt werden darf. Hierzu entwickelt Mail to Print ein Adressvalidierungstool, welches bereits im Vorfeld die optimale Zustelladresse ermittelt.

Mit dem SoP-Reporting-Tool können individuell Reports erstellt werden, die die Performance jedes in den Prozess integrierten Dienstleisters aufzeigen. So wird jeder Dienstleister zum Glaskasten; es kann gezielt an der Optimierung einzelner Prozessabläufe und an der Verbesserung der Qualität gearbeitet werden.


Hintergrund für Redaktionen:
Das im Juni 2007 gestartete Unternehmen Mail to Print hat sich mit innovativen Briefdienstleistungen nach nur einem Jahr am Markt etabliert. Mit durchschnittlich 10 Millionen koordinierten Briefsendungen pro Monat zählt das Unternehmen heute bundesweit zu einem der führenden Anbieter in diesem Segment und ist hinter der Deutschen Post das größte Distributionsunternehmen für aus Datenstrom erzeugte Briefe in Deutschland.

Das Angebot umfasst Dienstleistungen, die sowohl in Eigentätigkeit als auch durch Einschaltung von Partnerunternehmen erbracht werden. Im Kern geht es um die DV-gestützte Erstellung von Briefsendungen. Per Datenleitung gelangen die Kundendaten an Mail to Print. Sie werden aufbereitet und an Druckereien weitergleitet. Dort werden die physischen Sendungen erstellt, kuvertiert, frankiert und schließlich sortiert an einen oder mehrere Briefzustelldienstleister übergeben.

Neben dem Großkundenprodukt BDS (Brief Distribution Solutions) bietet Mail to Print mit dem Briefonlineportal „BoP“ (www.briefonlineportal.de ) auch kleinen und mittelständischen Unternehmen eine Lösung für effizienten und preiswerten Briefversand. Mit diesem Produktportfolio strebt Mail to Print-Geschäftsführer Rolf Dieter van Alst im laufenden Jahr ein durchschnittliches monatliches Briefvolumen von 15 Millionen koordinierten Sendungen an.


Kontakt:
Mail to Print
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