Sieben E-Mail Regeln für Unternehmen in Zeiten der Finanzkrise

Sieben E-Mail Ad-Hoc-Regeln für Unternehmen in der Finanzkrise

Die Finanzkrise verunsichert, und mit der Unsicherheit steigt die Zahl der E-Mails in den Unternehmen, wie die Besucherzahlen meiner Web-Site www.e-mail-praxis.comzeigen. Mit den sofort einsetzbaren 7 E-Mail Ad-Hoc-Regeln für Unternehmen bekommt der E-Mail Fluss ein passendes Bett.

1. Jedes einzelne Wort in einer E-Mail darf von jedem Empfänger wort-wörtlich genommen werden, die sichere Massnahme gegen das ausufernde Dahin-Schreiben.

2. Der Umfang einer E-Mail wird begrenzt auf zwei bis drei Sätze! Maximal ein Nebensatz ist erlaubt. Ist hingegen jemand der Meinung, mehr Raum für seinen Text zu brauchen, dann muss ein eigenes Dokument angelegt und als Anhang zu der E-Mail verschickt werden. Wer aber öffnet schon Anhänge?!

3. Emoticons wie 😉 sind unerwünscht. Unerwünscht ist alles, was zweideutig, mehrdeutig oder irgendwie zwinkernd ist. Die Finanzkrise entfacht schon zahlreiche Gefühle, die konstruktive E-Mail ist nüchtern.

4. Klarheit für die E-Mail Empfänger: Kein bcc. (blind carbon copy) an niemanden. Und maximal 5 KollegInnen dürfen die Kopie (cc.) einer E-Mail erhalten. Und direkter Empfänger einer E-Mail (to. / an) ist nur die Person(en), die aktiv werden muss.

5. In das Subject / Betreff der E-Mail gehört das, was der Empfänger (to / an) zu tun hat! Inhaltsangabe dauert einfach zu lange, die Zeit wird für das Formulieren funktionierender Sätze benötigt.

6. Wird eine E-Mail weitergeleitet, schreibt der Weiterleitende die weiterzuleitende Information mit seinen Worten. Der Ursprungstext wird gelöscht! Einfach mal so weiterleiten ist gestrichen. Gleiches gilt bei einer Antwort per E-Mail: die Frage, auf die man seine Antwort bezieht, wird ‚mit eigenen Worten‘ wiederholt. Das deckt Missverständisse auf, versprochen.

7. E-Mail-Kultur ist Führungs-Kultur. Gute, funktionierende E-Mail-Kultur in das Unternehmen zu bringen und zu leben, ist eine Führungsaufgabe. Das Gerede von einer E-Mail Flut kennt immer nur Opfer — richtiges E-Mailen aber ist klare und durchdachte Handlung!

PS. Stellen Sie sicher, dass so rasch wie möglich eine E-Mail Policy entwickelt und eingeführt wird, die zu ihrem Unternehmen und der tatsächlichen Situation passt. Die aktuell am Markt kursierenden Netikette sind nicht vorbereitet auf den Dialog-Bedarf, sie ähneln ‚faulen‘ Krediten.

Gerald Fründt M.A. ist Linguist und Trainer, Berater und Coach für [die Deutsche Sprache und Grammatik unter besonderer Berücksichtigung der internen und externen] E-Mail. Er ist Autor der 111-E-Mail-Regeln, veröffentlicht unter www.e-mail-praxis.com , und Autor des Online-Test: ‚Sind Sie ein E-Mail Profi?‘, zu finden bei manager-magazin.de.347017